Communiquer facilement et rapidement, en temps réel et à distance, est désormais une nécessité pour les PME. Véritable vecteur d’efficacité et de productivité, la communication unifiée permet de centraliser les différents outils et de fluidifier leur utilisation. Résultat : les salariés n’ont plus à jongler entre de multiples interfaces, un vrai gain de temps mais aussi d’argent. Ces nouveaux outils ont une place de plus en plus importante dans les entreprises. Quels sont leurs avantages ? Comment les mettre en place ? Faisons le point.
Les enjeux de la communication unifiée dans les entreprises
On parle de communication unifiée lorsque plusieurs canaux sont réunis sous une interface commune. Les outils sont aussi accessibles depuis plusieurs terminaux (PC, smartphone, tablette) et permettent de gérer aussi bien les communications synchrones (en temps réel, comme le téléphone ou la visio) qu’asynchrones (mail). Résultat ? Des échanges simplifiés et des avantages indéniables pour les PME :
· Faciliter les contacts entre collaborateurs : téléphonie fixe et mobile, SMS, mail, visioconférence, réseaux sociaux…tout est accessible depuis une seule et unique plateforme.
· Réduire les coûts : les frais d’exploitation, de gestion et de maintenance sont réduits et l’entreprise supprime les divers frais d’abonnement à des solutions multiples.
· Améliorer la productivité : l’outil unique offre un vrai gain de temps aux salariés et rend les échanges plus efficaces, ce qui a des répercussions positives sur la productivité de l’entreprise.
· Simplifier la mobilité et le télétravail : les collaborateurs peuvent accéder aux outils depuis différents terminaux, depuis chez eux ou lorsqu’ils sont en déplacement.
· Faire évoluer ses outils en fonction des besoins : ces solutions souples et flexibles permettent d’ajouter facilement et rapidement des nouveaux postes et/ou de nouveaux services.
La communication unifiée offre un réel confort de travail à tous les collaborateurs tout en permettant à l’entreprise de maîtriser ses coûts. Une combinaison gagnante !
| Le saviez-vous ? Les communications unifiées augmentent en moyenne la productivité de 23% et font gagner environ 1h20 par jour à chaque collaborateur. En 2020, on estime que les dépenses des entreprises pour les UC pourraient atteindre près de 2 milliards d’euros. Autant dire que ce marché en pleine croissance (+12% par an) a encore de beaux jours devant lui… |
La fin du RTC : un nouveau challenge pour les entreprises
Le développement des nouveaux outils numériques signe la fin du réseau téléphonique traditionnel, le « RTC ». Il s’agit de tous les téléphones fixes qui sont encore reliés directement à une prise téléphonique. Cet arrêt progressif oblige donc aussi les entreprises à revoir et à moderniser leurs systèmes de communication, pour anticiper la fermeture technique totale d’ici 2023.
L’objectif n’est pas de supprimer totalement la téléphonie fixe mais de la faire évoluer. Le téléphone analogique sera alors remplacé par des solutions VOIP : plus que jamais, c’est le bon moment pour les PME de revoir leurs outils de communication et de se tourner vers des solutions unifiées.
Serveur distant vs serveur local : comment choisir ?
Les communications unifiées font partie intégrante des stratégies de développement et d’évolution digitale des PME. Parmi les solutions disponibles sur le marché, comment s’y retrouver ? Sachez qu’on retrouve trois grands modèles pour votre installation, en fonction de vos besoins.
La communication unifiée on cloud
Dans ce cas, la plateforme est hébergée et supervisée par un opérateur externe. Elle est accessible via le cloud computing : on parle aussi d’hébergement sur serveur distant. Cette installation présente différents points intéressants :
· La possibilité d’activer et de désactiver facilement des fonctionnalités selon les besoins des collaborateurs ;
· Une administration, une gestion technique et une maintenance simplifiées ;
· Des frais réduits.
Le cloud s’adapte parfaitement aux petites entreprises qui n’ont pas forcément l’infrastructure pour gérer en interne un système unifié. Il permet aussi de réduire le budget d’installation et de maintenance mais il faut accepter de ne pas avoir le contrôle sur votre système et de le laisser à l’opérateur.
Une installation en local pour vos communications unifiées
La deuxième alternative consiste à choisir une solution « On Premise ». Les équipements sont donc hébergés directement par votre entreprise et votre équipe. Cela permet de profiter :
· D’un contrôle intégral de vos solutions de communication ;
· D’une autonomie totale dans votre gestion sans dépendre d’un support externe ;
· D’une grande confidentialité de vos données.
En revanche, cette option implique que vous gériez la maintenance en interne : il faudra avoir les équipements et les ressources humaines nécessaires. Cette installation est généralement recommandée pour les grandes entreprises mais aussi pour les structures de toutes tailles qui ont un haut besoin de sécurité et de confidentialité pour leurs données.
Vers un modèle hybride pour vos UC
Et s’il était possible de profiter à la fois des avantages du cloud et de ceux du local ? C’est la promesse de l’architecture hybride. Conserver certaines activités en interne et en externaliser d’autres : la solution UC hybride marque des points. Elle permet en effet d’offrir à l’entreprise le meilleur des deux mondes et peut aussi marquer une première étape pour accompagner le changement en douceur. Le passage aux communications unifiées marquera un tournant important dans le fonctionnement de votre entreprise. Serveur distant, local ou solution hybride : peu importe votre choix, l’essentiel est de sélectionner un partenaire de confiance, qui saura vous proposer une installation sur mesure pour répondre à vos besoins, tout en maîtrisant les coûts.